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Ⅱ データベース

本章では、データベース機能を利用する場合の操作方法について記述します。


目次

■ データベースの概要

1 規程・経営指標等

2 支部施設一覧

 2-1 ツリー表示
 2-2 支部一覧
 2-3 支部の作成
 2-4 支部の編集
 2-5 支部の参照
 2-6 支部の削除
 2-7 支部一覧のCSVダウンロード
 2-8 施設一覧
 2-9 施設の作成
 2-10 施設の編集
 2-11 施設の参照
 2-12 施設の削除
 2-13 施設一覧のCSVダウンロード
 2-14 部門一覧
 2-15 部門の作成
 2-16 部門の編集
 2-17 部門の参照
 2-18 部門の削除
 2-19 部門一覧のCSVダウンロード
 2-20 カテゴリー表示

3 役職員一覧

 3-1 役職員一覧
 3-2 役職員の作成
 3-3 役職員の編集
 3-4 役職員の参照
 3-5 役職員の削除
 3-6 役職員のCSVダウンロード

4 外部ユーザ一覧

 4-1 外部ユーザ一覧
 4-2 外部ユーザの作成
 4-3 外部ユーザの編集
 4-4 外部ユーザの参照
 4-5 外部ユーザの削除

5 パスワード操作

 5-1 利用者パスワード設定
 5-2 利用者パスワードの再設定
 5-3 パスワードリセット
 5-4 パスワードチェック

6 グループ一覧

 6-1 グループ一覧画面
 6-2 新規グループ作成
 6-3 グループ登録内容変更
  6-3-1 メンバー変更
  6-3-2 管理権限付与・剥奪
 6-4 グループ削除
 6-5 グループコピー
 6-6 グループ検索
 6-7 グループ公開指定
 6-8 宛先一括設定


■ データベースの概要

データベースとは、支部・施設、役職員などの一覧情報および規程・経営指標等のコンテンツを利用者が容易に閲覧できるようにする機能です。
データベースで管理するコンテンツは以下の通りです。

データベースの概要 - 01


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1 規程・経営指標等

「規程・経営指標等」は、WordやExcel等のファイル(電子データ)を共通の領域にアップロードすることで情報の共有化を図ります。
利用者は「規程・経営指標等」にアップロードされたファイルの閲覧やダウンロードが行えます。
「規程・経営指標等」へのアップロードはどのようなファイルでも可能です。
ただし、全文検索の対象となるのは、「Word」「Excel」「PowerPoint」「テキスト」の4種類のみです。
「規程・経営指標等」の概念図を以下に示します。

規程・経営指標等 - 01

 ※「規程・経営指標等」は、ライブラリ機能と同様の操作で作成や編集が可能です。
  「規程・経営指標等」の操作方法については、Ⅴ ライブラリを参照して下さい。

 ■規程・経営指標等の利用範囲
  規程・経営指標等のアカウント別の利用可能範囲は以下の通りです。
規程・経営指標等 - 02


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2 支部施設一覧

「支部施設一覧」では、全国の本部・支部および支部に属している施設、施設に属している部門の管理ができます。
支部、施設、部門として管理している情報は以下の通りです。

支部施設一覧 - 01

支部施設一覧 - 02

支部施設一覧 - 03

支部・施設・部門・役職員における画面遷移は以下の通りです。

支部施設一覧 - 04

 ■支部施設一覧の利用範囲
  支部施設一覧のアカウント別の利用可能範囲は以下の通りです。
支部施設一覧 - 05


2-1 ツリー表示

「ツリー表示画面」では支部と施設の関係をツリー形式で確認することができます。

(1) 前提条件
 ・アカウント保持者

(2) 操作方法
 1.機能選択メニューから「支部施設一覧」を選択します。

ツリー表示 - 01

 2.「ツリー表示画面」が表示されます。

ツリー表示 - 02


2-2 支部一覧

登録されている本部・支部は一覧画面で確認できます。

(1) 前提条件
 ・アカウント保持者

(2) 操作方法
 1.機能選択メニューから「支部施設一覧」を選択します。

支部一覧 - 01

 2.「支部一覧画面」が表示されます。

支部一覧 - 02

■「支部一覧画面」の操作

支部一覧 - 03

※ログインされたアカウント(権限)により全てのボタンが表示されない場合もあります。

※IE11でメールアドレスをクリックした際に、警告が表示されます。
IE11を利用している場合、メールアドレスのリンクをクリックすると、お使いのメーラの起動を確認するために、ポップアップで以下のような警告が表示されることがあります。
「今後、このプログラムに関する警告を表示しない」にチェックをつけて「許可する」を押下すると、次回以降はメールアドレスのリンクをクリックしてもポップアップは表示されなくなります。

支部一覧 - 04


2-3 支部の作成

本部・支部を作成する場合は、支部作成を行います。
(1) 前提条件
 ・管理権限保持者

(2) 操作方法
 1.「支部一覧画面」を表示し、「新規作成ボタン」を押下します。

支部の作成 - 01

 2.「支部作成画面」が表示されるので必要な項目を入力して、「登録するボタン」を押下します。

支部の作成 - 02

※「*」が付いている項目は必須入力項目です。

 3.支部が作成されると「支部一覧画面」に表示されます。

支部の作成 - 03


2-4 支部の編集

登録されている本部・支部の内容を変更する場合は、支部更新を行います。
(1) 前提条件
 ・管理権限保持者

(2) 操作方法
 1.「支部一覧画面」で編集したい支部の「編集ボタン」を押下します。

支部の編集 - 01

 2.「支部更新画面」が表示されるので、内容等を変更し「更新するボタン」を押下します。

支部の編集 - 02


2-5 支部の参照

登録されている本部・支部の内容を参照する場合は、支部の詳細を表示します。

(1) 前提条件
 ・役職員

(2) 操作方法
 1.「支部一覧画面」で参照したい本部・支部の「詳細ボタン」をクリックします。

支部の参照 - 01

 2.支部の内容が表示されます。

支部の参照 - 02


2-6 支部の削除

登録されている本部・支部を削除する場合は、支部の削除を行います。

※支部を削除すると支部配下の施設、部門および所属する役職員、外部ユーザも同時に削除されますので、ご注意ください。

(1) 前提条件
 ・管理権限保持者

(2) 操作方法
 1.「支部一覧画面」で削除したい本部・支部の「削除ボタン」を押下します。

支部の削除 - 01

 2.削除確認メッセージが表示されるので、削除する場合は「OKボタン」を押下します。

支部の削除 - 02

 3.削除が実行され「支部一覧」に表示されなくなります。

支部の削除 - 03


2-7 支部一覧のCSVダウンロード

登録されている本部・支部情報をCSV形式でダウンロードできます。
(1) 前提条件
 ・アカウント保持者

(2) 操作方法
 1.「支部一覧画面」を表示して「CSVダウンロードボタン」を押下します。

支部一覧のCSVダウンロード - 01

※検索実施後にCSVダウンロードを実施した場合は検索で絞り込まれたデータのみがダウンロードされます。

 2.ダウンロードファイルに対する指示を行います。

支部一覧のCSVダウンロード - 02

 3.CSVファイルの保存場所を指定する場合は「名前を付けて保存」を選択します。

支部一覧のCSVダウンロード - 03

 4.「名前を付けて保存ダイアログボックス」が表示されるので保存場所とファイル名を指定します。

支部一覧のCSVダウンロード - 04

 5.保存したCSVファイルを開くと支部情報の一覧が表示されます。

支部一覧のCSVダウンロード - 05


2-8 施設一覧

登録されている施設は一覧画面で確認できます。

(1) 前提条件
 ・アカウント保持者

(2) 操作方法
 1.機能選択メニューから「支部施設一覧」を選択します。

施設一覧 - 01

 2.「施設一覧タブ」を選択すると「施設一覧画面」が表示されます。

施設一覧 - 02


■「施設一覧画面」の操作

施設一覧 - 03

※ログインされたアカウント(権限)により全てのボタンが表示されない場合もあります。

※IE11でメールアドレスをクリックした際に、警告が表示されます。
IE11を利用している場合、メールアドレスのリンクをクリックすると、お使いのメーラの起動を確認するために、ポップアップで以下のような警告が表示されることがあります。
「今後、このプログラムに関する警告を表示しない」にチェックをつけて「許可する」を押下すると、次回以降はメールアドレスのリンクをクリックしてもポップアップは表示されなくなります。

施設一覧 - 04


2-9 施設の作成

施設を作成する場合は、施設作成を行います。

(1) 前提条件
 ・管理権限保持者

(2) 操作方法
 1.「施設一覧」を表示して、「新規作成ボタン」を押下します。

施設の作成 - 01

 2.「施設作成画面」が表示されるので必要な項目を入力して、「登録するボタン」を押下します。

施設の作成 - 02

※「*」が付いている項目は必須入力項目です。

 3.施設が作成されると「施設一覧画面」に表示されます。

施設の作成 - 03


2-10 施設の編集

登録されている施設の内容を変更する場合は、施設更新を行います。

(1) 前提条件
 ・管理権限保持者

(2) 操作方法
 1.「施設一覧画面」で編集したい施設の「編集ボタン」を押下します。

施設の編集 - 01

 2.「施設更新画面」が表示されるので、内容等を変更し「更新するボタン」を押下します。

施設の編集 - 02


2-11 施設の参照

登録されている施設の内容を参照する場合は、施設の詳細を表示します。

(1) 前提条件
 ・アカウント保持者

(2) 操作方法
 1.「施設一覧画面」で参照したい施設の「詳細ボタン」を押下します。

施設の参照 - 01

 2.施設の内容が表示されます。

施設の参照 - 02


2-12 施設の削除

登録されている施設を削除する場合は、施設の削除を行います。

※施設を削除すると施設配下の部門および所属する役職員、外部ユーザも同時に削除されますので、ご注意ください。

(1) 前提条件
 ・管理権限保持者

(2) 操作方法
 1.「施設一覧画面」で削除したい施設の「削除ボタン」を押下します。

施設の削除 - 01

 2.削除確認メッセージが表示されるので、削除する場合は「OKボタン」を押下します。

施設の削除 - 02

 3.削除が実行され「施設一覧」に表示されなくなります。

施設の削除 - 03


2-13 施設一覧のCSVダウンロード

登録されている施設情報をCSV形式でダウンロードできます。

(1) 前提条件
 ・アカウント保持者

(2) 操作方法
 1.「施設一覧画面」を選択して「CSVダウンロードボタン」を押下します。

施設一覧のCSVダウンロード - 01

※検索実施後にCSVダウンロードを実施した場合は検索で絞り込まれたデータのみがダウンロードされます。

 2.ダウンロードファイルに対する指示を行います。

施設一覧のCSVダウンロード - 02

 3.CSVファイルの保存場所を指定する場合は「名前を付けて保存」を選択します。

施設一覧のCSVダウンロード - 03

 4.「名前を付けて保存ダイアログボックス」が表示されるので保存場所とファイル名を指定します。

施設一覧のCSVダウンロード - 04

 5.保存したCSVファイルを開くと施設情報の一覧が表示されます。

施設一覧のCSVダウンロード - 05


2-14 部門一覧

登録されている部門は一覧画面で確認できます。

(1) 前提条件
 ・アカウント保持者

(2) 操作方法
 1.機能選択メニューから「支部施設一覧」を選択します。

部門一覧 - 01

 2.「部門一覧タブ」を選択すると「部門一覧画面」が表示されます。

部門一覧 - 02

■「施設一覧画面」の操作

部門一覧 - 03

※ログインされたアカウント(権限)により全てのボタンが表示されない場合もあります。


2-15 部門の作成

部門を作成する場合は、部門作成を行います。

(1) 前提条件
  ・管理権限保持者

(2) 操作方法
 1.「部門の作成」を表示して、「新規作成ボタン」を押下します。

部門の作成 - 01

 2.「部門作成画面」が表示されるので必要な項目を入力して、「登録するボタン」を押下します。

部門の作成 - 02

 2.部門が作成されると「部門一覧画面」に表示されます。

部門の作成 - 03


2-16 部門の編集

登録されている部門の内容を変更する場合は、部門更新を行います。

(1) 前提条件
  ・管理権限保持者

(2) 操作方法
 1.「部門一覧画面」で編集したい部門の「編集ボタン」を押下します。

部門の編集 - 01

 2.「部門更新画面」が表示されるので、内容等を変更し「更新するボタン」を押下します。

部門の編集 - 02


2-17 部門の参照

登録されている部門の内容を参照する場合は、部門の詳細を表示します。

(1) 前提条件
  ・アカウント保持者

(2) 操作方法
 1.「部門一覧画面」で参照したい部門の「名称」または「詳細ボタン」を押下します。

部門の参照 - 01

 2.部門の内容が表示されます。

部門の参照 - 02


2-18 部門の削除

登録されている部門を削除する場合は、部門の削除を行います。

(1) 前提条件
  ・管理権限保持者

(2) 操作方法
 1.「部門一覧画面」で削除したい部門の「削除ボタン」を押下します。

部門の削除 - 01

 2.削除確認メッセージが表示されるので、削除する場合は「OKボタン」を押下します。

部門の削除 - 02

 3.削除が実行され「部門一覧」に表示されなくなります。

部門の削除 - 03


2-19 部門一覧のCSVダウンロード

登録されている部門情報をCSV形式でダウンロードできます。

(1) 前提条件
  ・アカウント保持者

(2) 操作方法
 1.「部門一覧画面」を選択して「CSVダウンロードボタン」を押下します。

部門一覧のCSVダウンロード - 01

※検索実施後にCSVダウンロードを実施した場合は検索で絞り込まれたデータのみがダウンロードされます。

 2.ダウンロードファイルに対する指示を行います。

部門一覧のCSVダウンロード - 02

 3.CSVファイルの保存場所を指定する場合は「名前を付けて保存」を選択します。

部門一覧のCSVダウンロード - 03

 4.「名前を付けて保存ダイアログボックス」が表示されるので保存場所とファイル名を指定します。

部門一覧のCSVダウンロード - 04

 5.保存したCSVファイルを開くと部門情報の一覧が表示されます。

部門一覧のCSVダウンロード - 05


2-20 カテゴリー表示

施設で設定したカテゴリを一覧表示することができます。

(1) 前提条件
  ・アカウント保持者

(2) 操作方法
 1.機能選択メニューから「支部施設一覧」を選択します。

カテゴリー表示 - 01

 2.「カテゴリー表示タブ」を選択します。

カテゴリー表示 - 02


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3 役職員一覧

「役職員一覧」では、役員および職員の管理ができます。
役職員として管理している情報は以下の通りです。

役職員一覧 - 01

 ■役職員一覧の利用範囲
  役職員一覧のアカウント別の利用可能範囲は以下の通りです。
役職員一覧 - 02


3-1 役職員一覧

登録されている役職員は一覧画面で確認できます。
役職員一覧と外部ユーザ一覧の関係は以下の通りです。

役職員一覧 - 01

(1) 前提条件
 ・役職員

(2) 操作方法
 1.機能選択メニューから「役職員一覧」を選択します。

役職員一覧 - 02

 2.「役職員一覧画面」が表示されます。

役職員一覧 - 03

■「役職員一覧画面」の操作

役職員一覧 - 04

※ログインされたアカウント(権限)により全てのボタンが表示されない場合もあります。
※役職員の検索は複合条件の指定が可能です。検索したいキーワードの後にスペースを入力して、さらに他のキーワードを入力します。複数キーワードを指定した場合は、それらのキーワードに全て当てはまる条件の役職員が検索されます。
※「最終ログイン日時」「並び順」は検索対象外です。

※IE11でメールアドレスをクリックした際に、警告が表示されます。
IE11を利用している場合、メールアドレスのリンクをクリックすると、お使いのメーラの起動を確認するために、ポップアップで以下のような警告が表示されることがあります。
「今後、このプログラムに関する警告を表示しない」にチェックをつけて「許可する」を押下すると、次回以降はメールアドレスのリンクをクリックしてもポップアップは表示されなくなります。

役職員一覧 - 05


3-2 役職員の作成

役職員を作成する場合は、役職員作成を行います。
役職員作成時に管理者がパスワードを入力しなかった場合は、利用者本人がパスワードを設定します。
この場合は管理者でも利用者のパスワードを知ることができません。

役職員の作成 - 01

(1) 前提条件
 ・管理権限保持者

(2) 操作方法
 1.「役職員一覧画面」を表示して、「新規作成ボタン」を押下します。

役職員の作成 - 02

 2.「役職員作成画面」が表示されるので必要な項目を入力して、「登録するボタン」を押下します。

役職員の作成 - 03

※「*」が付いている項目は必須入力項目です。
※「メール通知しないチェックボックス」をオンにすると利用者に登録通知メールが送信されません。

 3.役職員が作成されると「役職員一覧画面」に表示されます。

役職員の作成 - 04


3-3 役職員の編集

登録されている役職員の内容を変更する場合は、役職員更新を行います。

(1) 前提条件
 ・管理権限保持者

(2) 操作方法
 1.「役職員一覧画面」で編集したい役職員の「編集ボタン」を押下します。

役職員の編集 - 01

 2.「役職員更新画面」が表示されるので、内容等を変更し「更新するボタン」を押下します。

役職員の編集 - 02


3-4 役職員の参照

登録されている役職員の内容を参照する場合は、役職員の詳細を表示します。

(1) 前提条件
 ・アカウント保持者

(2) 操作方法
 1.「役職員一覧画面」で参照したい役職員の名称をクリックします。

役職員の参照 - 01

 2.役職員の内容が表示されます。

役職員の参照 - 02


3-5 役職員の削除

登録されている役職員を削除する場合は、役職員の削除を行います。

(1) 前提条件
 ・管理権限保持者

(2) 操作方法
 1.「役職員一覧画面」で削除したい役職員の「削除ボタン」を押下します。

役職員の削除 - 01

 2.削除確認メッセージが表示されるので、削除する場合は「OKボタン」を押下します。

役職員の削除 - 02

 3.削除が実行され「役職員一覧」に表示されなくなります。

役職員の削除 - 03


3-6 役職員のCSVダウンロード

登録されている役職員情報をCSV形式でダウンロードできます。

(1) 前提条件
 ・アカウント保持者

(2) 操作方法
 1.「役職員一覧画面」を表示して「CSVダウンロードボタン」を押下します。

役職員のCSVダウンロード - 01

※検索実施後にCSVダウンロードを実施した場合は検索で絞り込まれたデータのみがダウンロードされます。

 2.ダウンロードファイルに対する指示を行います。

役職員のCSVダウンロード - 02

 3.CSVファイルの保存場所を指定する場合は「名前を付けて保存」を選択します。

役職員のCSVダウンロード - 03

 4.「名前を付けて保存ダイアログボックス」が表示されるので保存場所とファイル名を指定します。

役職員のCSVダウンロード - 04

 5.保存したCSVファイルを開くと役職員情報の一覧が表示されます。

役職員のCSVダウンロード - 05


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4 外部ユーザ一覧

外部ユーザ一覧では、『なでしこネットワークシステム』の役職員以外の利用可能者を管理します。
役職員一覧と外部ユーザ一覧の関係につきましては「3-1 役職員一覧」を参照して下さい。
外部ユーザとして管理している情報は以下の通りです

外部ユーザ一覧 - 01

 ■外部ユーザ一覧の利用範囲
  外部ユーザ一覧のアカウント別の利用可能範囲は以下の通りです。
外部ユーザ一覧 - 02


4-1 外部ユーザ一覧

登録されている外部ユーザは一覧画面で確認できます。

(1) 前提条件
 ・本部管理者

(2) 操作方法
 1.機能選択メニューから「外部ユーザ一覧」を選択します。

外部ユーザ一覧 - 01

 2.「外部ユーザ一覧画面」が表示されます。

外部ユーザ一覧 - 02


■「外部ユーザ一覧画面」の操作

外部ユーザ一覧 - 03

※ログインされたアカウント(権限)により全てのボタンが表示されない場合もあります。


4-2 外部ユーザの作成

役職員を作成する場合は、役職員作成を行います。

(1) 前提条件
 ・本部管理者

(2) 操作方法
 1.「ユーザ一覧画面」を表示して、「新規作成ボタン」を押下します。

外部ユーザの作成 - 01

 2.「ユーザ作成画面」が表示されるので必要な項目を入力して、「登録するボタン」を押下します。

外部ユーザの作成 - 02

※「*」が付いている項目は必須入力項目です。
※「メール通知しないチェックボックス」をオンにすると利用者に登録通知メールが送信されません。

 3.外部ユーザが作成されると「ユーザ一覧画面」に表示されます。

外部ユーザの作成 - 03


4-3 外部ユーザの編集

登録されている外部ユーザの内容を変更する場合は、外部ユーザ更新を行います。

(1) 前提条件
 ・管理権限保持者

(2) 操作方法
 1.「ユーザ一覧画面」で編集したいユーザの「編集ボタン」を押下します。

外部ユーザの編集 - 01

 2.「ユーザ更新画面」が表示されるので、内容等を変更し「更新するボタン」を押下します。

外部ユーザの編集 - 02


4-4 外部ユーザの参照

登録されている外部ユーザの内容を参照する場合は、外部ユーザの詳細を表示します。

(1) 前提条件
 ・アカウント保持者

(2) 操作方法
 1.「ユーザ一覧画面」で参照したい外部ユーザの名称をクリックします。

外部ユーザの参照 - 01

 2.外部ユーザの内容が表示されます。

外部ユーザの参照 - 02


4-5 外部ユーザの削除

登録されている外部ユーザを削除する場合は、外部ユーザの削除を行います。

(1) 前提条件
 ・管理権限保持者

(2) 操作方法
 1.「ユーザ一覧画面」で削除したい外部ユーザの「削除ボタン」を押下します。

外部ユーザの削除 - 01

 2.削除確認メッセージが表示されるので、削除する場合は「OKボタン」を押下します。

外部ユーザの削除 - 02

 3.削除が実行され「ユーザ一覧」に表示されなくなります。

外部ユーザの削除 - 03


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5 パスワード操作

本システムにログインするためにはIDとパスワードが必要です。
パスワードは原則として利用者本人が設定します。


5-1 利用者パスワード設定

管理者が利用者(役職員、外部ユーザ)を登録すると、利用者宛にメールで通知されます。
利用者はメールに記載しているリンク先にアクセスしてパスワードを設定すると、システムにログインできます。

(1) 前提条件
 ・アカウント保持者

(2) 操作方法
 1.利用者登録されると以下のようなメールが届くので、記載されているリンク先にアクセスします。

利用者パスワード設定 - 01

 2.「アカウントの本登録画面」が表示されるのでパスワードを設定して「送信するボタン」を押下します。

利用者パスワード設定 - 02

※パスワードは8文字以上で英字、数字、記号(!#$%@+-)を含んだパスワードを設定してください。

 3.アカウントが有効になりログインされます。

利用者パスワード設定 - 03


5-2 利用者パスワードの再設定

利用者がパスワードを忘れた場合やパスワードを変更したい場合はパスワードの再設定を行います。

(1) 前提条件
 ・アカウント保持者

(2) 操作方法
 1.「ログイン画面」で「パスワードを忘れた場合」をクリックします。

利用者パスワードの再設定 - 01

 2.「パスワードリセットメールの送信画面」が表示されるので、利用者自身のメールアドレスを入力して、「送信するボタン」を押下します。

利用者パスワードの再設定 - 02

 3.パスワード変更依頼メールが届くのでメールに記載しているリンク先にアクセスします。

利用者パスワードの再設定 - 03

 4.「パスワード再設定画面」が表示されるのでパスワードを設定します。

利用者パスワードの再設定 - 04

※パスワードは8文字以上で、英字、数字、記号(!#$%@+-)を含んだ文字列を設定してください。
※過去に使用したことがあるパスワードは一定回数設定できない場合があります。詳しくはⅨ システム管理者専用を参照。

 5.アカウントが有効になりログインされます。

利用者パスワードの再設定 - 05


5-3 パスワードリセット

管理者は利用者のパスワードをリセットすることができます。
利用者アカウントを一斉に登録した場合など、利用者に対してシステムの使用を許可するタイミングでパスワードをリセットすることで、利用者にパスワード設定通知が送信されます。
以下の例は役職員に対してパスワードリセットを行っていますが、外部ユーザに対する操作も同様です。

(1) 前提条件
 ・本部管理者

(2) 操作方法
 1.「ユーザ一覧画面」で「パスワードリセットボタン」を押下します。

パスワードリセット - 01

 2.確認メッセージが表示されるのでリセットする場合は「OKボタン」を押下します。

パスワードリセット - 02

 3.メッセージが表示されます。

パスワードリセット - 03

 4.利用者にはパスワードリセットされた旨のメッセージがメールで通知されます。

パスワードリセット - 04

※パスワード再設定のための利用者の操作は利用者の新規登録時と同様です。
 手順については「5-1 利用者パスワード設定」を参照して下さい。


5-4 パスワードチェック

セキュリティ強化のため、利用者のパスワードに対してパスワードチェックが設けられています。
パスワードの設定(新規登録、再設定)時、下記のチェックが行われます。

また、ログイン時にパスワードの有効期限が過ぎていないことをチェックします。

■過去に使用したパスワードの設定について
利用者が過去に使用したパスワードと同一のパスワードを一定回数、パスワードに設定できないよう制限されています。
パスワードの設定において、過去のパスワードを利用者が設定しようとした場合、下記の通り画面にエラーが表示されます。

パスワードチェック - 01

■パスワードの有効期限について
パスワードの有効期限は利用者単位に管理しています。
例えば有効期限が「90日」の場合は、各利用者がパスワードを変更した時点から90日間有効となるため、期限日は利用者により異なります。
パスワードの有効期限を過ぎた場合、設定されたパスワードは無効になり、利用者はログインできなくなります。
その際、ログイン画面には下記の通りエラーが表示されます。

パスワードチェック - 02

有効期限を過ぎてパスワードが無効になった場合は、下記の方法によりパスワードを再設定することができます。

 ・ログイン画面の「パスワードを再設定する場合またはパスワードを忘れた場合」から再設定を行う
 ・管理者が、パスワードリセットを行う

パスワードの再設定については、「5 パスワード操作」を参照してください。
また、利用者のログイン時にパスワードの有効期限を画面に表示し、注意を促します。

パスワードチェック - 03


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6 グループ一覧

本システムにおけるグループとは、施設や部門に依存しない任意のメンバーの集合体であり、委員会やインフォーマルなグループがあります。
下図にグループの概念を示します。

グループ一覧 - 01

 ■グループ一覧の利用範囲
  グループ一覧のアカウント別の利用可能範囲は以下の通りです。
グループ一覧 - 02


6-1 グループ一覧画面

「グループ一覧画面」では、登録されているグループが一覧表示されます。
また、一覧画面からはグループの新規登録や変更、削除が行えます。

(1) 前提条件
 ・アカウント保持者

(2) 操作方法
 1.「管理メニュー」で「グループ一覧」を選択します。

グループ一覧 - 01

 2.登録されているグループが一覧表示されます。

グループ一覧 - 02

※初期表示では自分が参加しているグループのみが一覧表示されます(本部管理者は全グループ)


6-2 新規グループ作成

グループを利用するにはグループ新規作成が必要となります。

(1) 前提条件
 ・役職員

(2) 操作方法
 1.「グループ一覧画面」を表示し「新規作成ボタン」を押下します。

新規グループ作成 - 01

 2.「グループ作成画面」が表示されるので、必要な項目を入力し「登録する」ボタンを押下します。
  登録項目を下表に記載します。

新規グループ作成 - 02

新規グループ作成 - 03


■グループの管理者について

「グループ作成画面」で指定する「管理者」は「本部管理者」とは関係のない当該グループの管理者です。
グループの作成者は自動的に管理者となり、グループに参加するメンバーの選択が行えます。
管理者権限は他のメンバーに付与することができます。
(権限の付与については「6-3 グループ登録内容変更」を参照)
なお、グループは「役職員」のみが新規作成することができます(メンバーはアカウント保持者なら誰でも指定できます)。


■メンバーの選択方法
グループへのメンバー追加は「グループ作成画面」、及び「グループ更新画面」から行えます。

(1) 前提条件
 ・役職員

(2) 操作方法
 1.「グループ作成画面」の「ユーザを選択ボタン」を押下します。

新規グループ作成 - 04

 2.支部、施設、部門、グループから追加したいユーザの絞り込みができます。

新規グループ作成 - 05

※「支部」「施設」「部門」「グループ」を指定すると、指定されたすべての条件を満たすユーザが絞り込まれます。
※「施設」は「支部」を指定すると、「部門」は「支部」「施設」を指定すると選択できます。
※「グループ」は「支部」「施設」「部門」に関係なく、指定することができます。

 3.ユーザ欄にキーワードを入力することで追加したいユーザの絞り込みができます。

新規グループ作成 - 06

 4.ユーザを選択して、「OKボタン」を押下します。

新規グループ作成 - 07

 5.グループ作成画面でメンバーに選択したユーザが表示されます。
「登録するボタン」を押下し、選択したメンバーによるグループが作成されます。

新規グループ作成 - 08


6-3 グループ登録内容変更

作成したグループの登録内容の変更は「グループ更新画面」から行います。
変更はグループの名前変更だけでなく、メンバーの変更や管理者権限の付与・剥奪が行えます。

(1) 前提条件
 ・グループ管理権限保持者

(2) 操作方法
 1.「グループ一覧画面」を表示し登録内容を変更したいグループの「編集ボタン」を押下します。

グループ登録内容変更 - 01

 2.「グループ更新画面」が表示されるので、変更したい項目を上書き入力し「更新する」ボタンを押下します。

グループ登録内容変更 - 02


6-3-1 メンバー変更

グループに参加するメンバーの変更(追加・削除)も「グループ更新画面」から行います。

(1) 前提条件
 ・グループ管理権限保持者

(2) 操作方法
 1.「グループ更新画面」を表示しメンバーの追加・削除を行います。

グループ登録内容変更 - 03

・メンバーの追加:グループ新規作成時と同様に追加するメンバーを1人ずつ指定します

・メンバーの削除:削除したいメンバーの右端の「×」を押下するとメンバーから消去されます


6-3-2 管理権限付与・剥奪

グループ管理権限を他のメンバーに付与する場合、あるいはメンバーに与えた管理権限を剥奪する場合も「グループ更新画面」から行います。

(1) 前提条件
 ・グループ管理権限保持者

(2) 操作方法
 1.「グループ更新画面」を表示し管理権限の付与・剥奪を行います。

グループ登録内容変更 - 04

・管理者権限の付与:管理者権限を付与するメンバーの「管理者」のチェックをオンにします

・管理者権限の剥奪:管理者権限を剥奪するメンバーの「管理者」のチェックをオフにします


6-4 グループ削除

グループの解散等によりグループを削除する場合は、一覧画面で削除するアカウントを指定します。

(1) 前提条件
 ・管理者権限保持者

(2) 操作方法
 1.「グループ一覧画面」を表示し削除したいグループの「削除ボタン」を押下します。

グループ削除 - 01

 2.削除確認のメッセージが表示されるので、削除する場合は「OKボタン」を押下します。

グループ削除 - 02


6-5 グループコピー

グループを作成する場合、既存のグループをコピーして変更することが可能です。

(1) 前提条件
 ・管理権限保持者

(2) 操作方法
 1.「グループ一覧画面」を表示しコピーしたいグループの「コピーボタン」を押下します。

グループコピー - 01

 2.「グループ作成画面」が表示されるので、登録内容を変更し「登録するボタン」を押下します。

グループコピー - 02

 3.グループが追加されます。

グループコピー - 03


6-6 グループ検索

グループを検索する場合は、キーワードを指定することによりキーワードに一致するグループが一覧表示されます。

(1) 前提条件
 ・アカウント保持者(グループ参加者)

(2) 操作方法
 1.「グループ一覧画面」を表示し検索キーワードを入力して「絞込みボタン」を押下します。

グループ検索 - 01

 2.キーワードに一致するグループが一覧表示されます。

グループ検索 - 02

※検索は自分が参加しているグループのみが対象となります(本部管理者は全グループが対象)


6-7 グループ公開指定

グループ一覧で表示されるのは、原則としてログインユーザが参加しているグループだけですが、グループの公開指定を行うことで、グループに参加していないユーザにもグループの存在を知らせることができます。

(1) 前提条件
 ・管理者

(2) 操作方法
 1.グループ作成時(編集時)に「公開チェックボックス」をオンにします。

グループ公開指定 - 01

 2.グループが作成(更新)されます。

グループ公開指定 - 02

 3.公開指定したグループはグループに参加していないユーザにも一覧表示されます。

グループ公開指定 - 03


6-8 宛先一括設定

グループ詳細画面からグループに所属する任意の役職員宛にメールを作成することができます。任意の役職員のメールアドレスが宛先に指定された状態で新規作成のメールが作成されます。
宛先一括設定は参照が可能なグループに対してのみ利用できます。

(1) 前提条件
 ・グループ参照権限保持者

(2) 操作方法
 1.グループ詳細画面で宛先に指定したい役職員にチェックをつけます。

宛先一括設定 - 01

■宛先一括設定の注意事項
 宛先一括設定で設定可能な人数は50名までとなっております。51名以上にチェックがついた状態で「宛先一括設定」を押下した場合、「宛先に設定可能な人数は50名までです」とポップアップでエラーが表示されます。

 2.「宛先一括設定」を押下します。

宛先一括設定 - 02

 3.宛先が設定済みのメールが新規で作成されます。

宛先一括設定 - 03

※使用PCの既定のメーラーが起動します。

※グループの特定の役職員にメールを送信する場合は、「メールアドレス」をクリックすると、メールが新規に作成できます。


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