本章では、データベース機能を利用する場合の操作方法について記述します。
目次
■ データベースの概要
1 規程・経営指標等
1-1 規程・経営指標等の作成
1-2 規程・経営指標等の編集
1-3 規程・経営指標等の参照
1-4 規程・経営指標等の削除
2 支部施設一覧
2-1 支部一覧
2-2 支部の作成
2-3 支部の編集
2-4 支部の参照
2-5 支部の削除
2-6 支部一覧のCSVダウンロード
2-7 施設一覧
2-8 施設の作成
2-9 施設の編集
2-10 施設の参照
2-11 施設の削除
2-12 施設一覧のCSVダウンロード
3 役職員一覧
3-1 役職員一覧
3-2 役職員の作成
3-3 役職員の編集
3-4 役職員の参照
3-5 役職員の削除
3-6 役職員のCSVダウンロード
4 外部ユーザ一覧
4-1 外部ユーザ一覧
4-2 外部ユーザの作成
4-3 外部ユーザの編集
4-4 外部ユーザの参照
4-5 外部ユーザの削除
5 パスワード操作
5-1 利用者パスワード設定
5-2 利用者パスワードの再設定
5-3 パスワードリセット
6 グループ一覧
6-1 グループ一覧画面
6-2 新規グループ作成
6-3 グループ登録内容変更
6-3-1 メンバー変更
6-3-2 管理権限付与・剥奪
6-4 グループ削除
6-5 グループコピー
6-6 グループ検索
6-7 グループ公開指定
データベースとは、支部・施設、役職員などの一覧情報および比較的更新頻度の少ない規程、経営指標等の静的コンテンツを役職員が容易に閲覧できるようにする機能です。
データベースで管理するコンテンツは以下の通りです。
■データベースの利用範囲
データベース機能のアカウント別の利用可能範囲は以下の通りです。
「規程・経営指標等」では、比較的更新頻度が少なく、役職員全体に公開する静的なコンテンツを作成できます。
規程・経営指標等の作成は『コラボレーション機能』と同等の操作で行います。
(1) 前提条件
・管理権限保持者
(2) 操作方法
1.機能選択メニューから「規程・経営指標等」を選択します。
2.「規程・経営指標一覧画面」が表示されるので、「新規作成ボタン」を押下します
3.内容を入力して、「登録する」ボタンを押下します。
※「規程・経営指標」は、コラボレーション機能のWikiページと同様の操作で作成や編集が可能です。
詳細な操作につきましては、2 Wikiページ新規作成を参照して下さい。
※「内容欄」には文字の他、画像や写真を貼り付けることもできます。
(画像や写真を貼り付ける場合は一旦登録した後、「編集」で行います)
4.コンテンツが作成されると「規程・経営指標一覧画面」に表示されます。
登録されているコンテンツの内容を変更する場合は、規程・経営指標等の編集を行います。
(1) 前提条件
・管理権限保持者
(2) 操作方法
1.「規程・経営指標一覧画面」で編集したいコンテンツの「編集ボタン」を押下します。
2.「規程・経営指標更新画面」が表示されるので、内容等を変更し「更新するボタン」を押下します。
登録されているコンテンツの内容を参照する場合は、規程・経営指標等の詳細を表示します。
(1) 前提条件
・役職員
(2) 操作方法
1.「規程・経営指標一覧画面」で参照したいコンテンツの名称をクリックします。
2.コンテンツの内容が表示されます。
登録されているコンテンツの内容を削除する場合は、規程・経営指標等の削除を行います。
(1) 前提条件
・管理権限保持者
(2) 操作方法
1.「規程・経営指標一覧画面」で削除したいコンテンツの「削除ボタン」を押下します。
2.削除確認メッセージが表示されるので、削除する場合は「OKボタン」を押下します。
3.削除が実行され「規程・経営指標一覧」に表示されなくなります。
「支部施設一覧」では、全国の本部・支部および支部に属している施設の管理ができます。
支部および施設として管理している情報は以下の通りです。
支部・施設・役職員における画面遷移は以下の通りです。
登録されている本部・支部は一覧画面で確認できます。
(1) 前提条件
・役職員
(2) 操作方法
1.機能選択メニューから「支部施設一覧」を選択します。
2.「支部一覧画面」が表示されます。
■「支部一覧画面」の操作
※ログインされたアカウント(権限)により全てのボタンが表示されない場合もあります。
本部・支部を作成する場合は、支部作成を行います。
(1) 前提条件
・管理権限保持者
(2) 操作方法
1.「支部一覧画面」を表示し、「新規作成ボタン」を押下します。
2.「支部作成画面」が表示されるので必要な項目を入力して、「登録するボタン」を押下します。
※「*」が付いている項目は必須入力項目です。
3.支部が作成されると「支部一覧画面」に表示されます。
登録されている本部・支部の内容を変更する場合は、支部更新を行います。
(1) 前提条件
・管理権限保持者
(2) 操作方法
1.「支部一覧画面」で編集したい支部の「編集ボタン」を押下します。
2.「支部更新画面」が表示されるので、内容等を変更し「更新するボタン」を押下します。
登録されている本部・支部の内容を参照する場合は、支部の詳細を表示します。
(1) 前提条件
・役職員
(2) 操作方法
1.「支部一覧画面」で参照したい本部・支部の名称をクリックします。
2.支部の内容が表示されます。
登録されている本部・支部を削除する場合は、支部の削除を行います。
(1) 前提条件
・管理権限保持者
(2) 操作方法
1.「支部一覧画面」で削除したい本部・支部の「削除ボタン」を押下します。
2.削除確認メッセージが表示されるので、削除する場合は「OKボタン」を押下します。
3.削除が実行され「支部一覧」に表示されなくなります。
登録されている本部・支部情報をCSV形式でダウンロードできます。
(1) 前提条件
・役職員
(2) 操作方法
1.「支部一覧画面」を表示して「CSVダウンロードボタン」を押下します。
※検索実施後にCSVダウンロードを実施した場合は検索で絞り込まれたデータのみがダウンロードされます。
2.ダウンロードファイルに対する指示を行います。
3.CSVファイルの保存場所を指定する場合は「名前を付けて保存」を選択します。
4.「名前を付けて保存ダイアログボックス」が表示されるので保存場所とファイル名を指定します。
5.保存したCSVファイルを開くと支部情報の一覧が表示されます。
登録されている施設は一覧画面で確認できます。
(1) 前提条件
・役職員
(2) 操作方法
1.機能選択メニューから「支部施設一覧」を選択します。
2.「施設一覧タブ」を選択すると「施設一覧画面」が表示されます。
■「施設一覧画面」の操作
※ログインされたアカウント(権限)により全てのボタンが表示されない場合もあります。
■ツリー表示
「ツリー表示画面」では支部と施設の関係をツリー形式で確認することができます。
■カテゴリ表示
「カテゴリ表示画面」では施設に設定したカテゴリを一覧表示することができます。
施設を作成する場合は、施設作成を行います。
(1) 前提条件
・管理権限保持者
(2) 操作方法
1.「施設一覧」を表示して、「新規作成ボタン」を押下します。
2.「施設作成画面」が表示されるので必要な項目を入力して、「登録するボタン」を押下します。
※「*」が付いている項目は必須入力項目です。
3.施設が作成されると「施設一覧画面」に表示されます。
登録されている施設の内容を変更する場合は、施設更新を行います。
(1) 前提条件
・管理権限保持者
(2) 操作方法
1.「施設一覧画面」で編集したい施設の「編集ボタン」を押下します。
2.「施設更新画面」が表示されるので、内容等を変更し「更新するボタン」を押下します。
登録されている施設の内容を参照する場合は、施設の詳細を表示します。
(1) 前提条件
・役職員
(2) 操作方法
1.「施設一覧画面」で参照したい施設の「詳細ボタン」を押下します。
2.施設の内容が表示されます。
登録されている施設を削除する場合は、施設の削除を行います。
(1) 前提条件
・管理権限保持者
(2) 操作方法
1.「施設一覧画面」で削除したい施設の「削除ボタン」を押下します。
2.削除確認メッセージが表示されるので、削除する場合は「OKボタン」を押下します。
3.削除が実行され「施設一覧」に表示されなくなります。
登録されている施設情報をCSV形式でダウンロードできます。
(1) 前提条件
・役職員
(2) 操作方法
1.「施設一覧画面」を選択して「CSVダウンロードボタン」を押下します。
※検索実施後にCSVダウンロードを実施した場合は検索で絞り込まれたデータのみがダウンロードされます。
2.ダウンロードファイルに対する指示を行います。
3.CSVファイルの保存場所を指定する場合は「名前を付けて保存」を選択します。
4.「名前を付けて保存ダイアログボックス」が表示されるので保存場所とファイル名を指定します。
5.保存したCSVファイルを開くと施設情報の一覧が表示されます。
「役職員一覧」では、役員および職員の管理ができます。
役職員として管理している情報は以下の通りです。
登録されている役職員は一覧画面で確認できます。
役職員一覧と外部ユーザ一覧の関係は以下の通りです。
(1) 前提条件
・役職員
(2) 操作方法
1.機能選択メニューから「役職員一覧」を選択します。
2.「役職員一覧画面」が表示されます。
■「役職員一覧画面」の操作
※ログインされたアカウント(権限)により全てのボタンが表示されない場合もあります。
役職員を作成する場合は、役職員作成を行います。
役職員(外部ユーザ)作成時に管理者がパスワードを入力しなかった場合は、利用者本人がパスワードを設定します。
この場合は管理者でも利用者のパスワードを知ることができません。
(1) 前提条件
・管理権限保持者
(2) 操作方法
1.「役職員一覧画面」を表示して、「新規作成ボタン」を押下します。
2.「役職員作成画面」が表示されるので必要な項目を入力して、「登録するボタン」を押下します。
※「*」が付いている項目は必須入力項目です。
※「メール通知しないチェックボックス」をオンにすると利用者に登録通知メールが送信されません。
3.役職員が作成されると「役職員一覧画面」に表示されます。
登録されている役職員の内容を変更する場合は、役職員更新を行います。
(1) 前提条件
・管理権限保持者
(2) 操作方法
1.「役職員一覧画面」で編集したい役職員の「編集ボタン」を押下します。
2.「役職員更新画面」が表示されるので、内容等を変更し「更新するボタン」を押下します。
登録されている役職員の内容を参照する場合は、役職員の詳細を表示します。
(1) 前提条件
・役職員
(2) 操作方法
1.「役職員一覧画面」で参照したい役職員の名称をクリックします。
2.役職員の内容が表示されます。
登録されている役職員を削除する場合は、役職員の削除を行います。
(1) 前提条件
・管理権限保持者
(2) 操作方法
1.「役職員一覧画面」で削除したい役職員の「削除ボタン」を押下します。
2.削除確認メッセージが表示されるので、削除する場合は「OKボタン」を押下します。
3.削除が実行され「役職員一覧」に表示されなくなります。
登録されている役職員情報をCSV形式でダウンロードできます。
(1) 前提条件
・役職員
(2) 操作方法
1.「役職員一覧画面」を表示して「CSVダウンロードボタン」を押下します。
※検索実施後にCSVダウンロードを実施した場合は検索で絞り込まれたデータのみがダウンロードされます。
2.ダウンロードファイルに対する指示を行います。
3.CSVファイルの保存場所を指定する場合は「名前を付けて保存」を選択します。
4.「名前を付けて保存ダイアログボックス」が表示されるので保存場所とファイル名を指定します。
5.保存したCSVファイルを開くと役職員情報の一覧が表示されます。
外部ユーザ一覧では、『なでしこネットワークシステム』の役職員以外の利用可能者を管理します。
役職員一覧と外部ユーザ一覧の関係につきましては「3 役職員一覧」を参照して下さい。
外部ユーザとして管理している情報は以下の通りです
登録されている外部ユーザは一覧画面で確認できます。
(1) 前提条件
・アカウント保持者
(2) 操作方法
1.機能選択メニューから「外部ユーザ一覧」を選択します。
2.「外部ユーザ一覧画面」が表示されます。
■「外部ユーザ一覧画面」の操作
※ログインされたアカウント(権限)により全てのボタンが表示されない場合もあります。
役職員を作成する場合は、役職員作成を行います。
(1) 前提条件
・管理権限保持者
(2) 操作方法
1.「ユーザ一覧画面」を表示して、「新規作成ボタン」を押下します。
2.「ユーザ作成画面」が表示されるので必要な項目を入力して、「登録するボタン」を押下します。
※「*」が付いている項目は必須入力項目です。
※「メール通知しないチェックボックス」をオンにすると利用者に登録通知メールが送信されません。
3.外部ユーザが作成されると「ユーザ一覧画面」に表示されます。
登録されている外部ユーザの内容を変更する場合は、外部ユーザ更新を行います。
(1) 前提条件
・管理権限保持者
(2) 操作方法
1.「ユーザ一覧画面」で編集したいユーザの「編集ボタン」を押下します。
2.「ユーザ更新画面」が表示されるので、内容等を変更し「更新するボタン」を押下します。
登録されている外部ユーザの内容を参照する場合は、外部ユーザの詳細を表示します。
(1) 前提条件
・アカウント保持者
(2) 操作方法
1.「ユーザ一覧画面」で参照したい外部ユーザの名称をクリックします。
2.外部ユーザの内容が表示されます。
登録されている外部ユーザを削除する場合は、外部ユーザの削除を行います。
(1) 前提条件
・管理権限保持者
(2) 操作方法
1.「ユーザ一覧画面」で削除したい外部ユーザの「削除ボタン」を押下します。
2.削除確認メッセージが表示されるので、削除する場合は「OKボタン」を押下します。
3.削除が実行され「ユーザ一覧」に表示されなくなります。
本システムにログインするためにはIDとパスワードが必要です。
パスワードは原則として利用者本人が設定します。
管理者が利用者(役職員、外部ユーザ)を登録すると、利用者宛にメールで通知されます。
利用者はメールに記載しているリンク先にアクセスしてパスワードを設定すると、システムにログインできます。
(1) 前提条件
・利用者
(2) 操作方法
1.利用者登録されると以下のようなメールが届くので、記載されているリンク先にアクセスします。
※メールの表示形式によりリンク先がURLで表示されることがあります
2.「アカウントの本登録画面」が表示されるのでパスワードを設定して「送信するボタン」を押下します。
※パスワードは8文字以上で利用者が自由に決められます
3.アカウントが有効になりログインされます。
利用者がパスワードを忘れた場合やパスワードを変更したい場合はパスワードの再設定を行います。
(1) 前提条件
・利用者
(2) 操作方法
1.「ログイン画面」で「パスワードを忘れた場合」をクリックします。
2.「パスワードリセットメールの送信画面」が表示されるので、利用者自身のメールアドレスを入力して、「送信するボタン」を押下します。
3.パスワード変更依頼メールが届くのでメールに記載しているリンク先にアクセスします。
※メールの表示形式によりリンク先がURLで表示されることがあります
4.「パスワード再設定画面」が表示されるのでパスワードを設定します。
※パスワードは8文字以上で利用者が自由に決められます
5.アカウントが有効になりログインされます。
管理者は利用者のパスワードをリセットすることができます。
利用者アカウントを一斉に登録した場合など、利用者に対してシステムの使用を許可するタイミングでパスワードをリセットすることで、利用者にパスワード設定通知が送信されます。
以下の例は外部ユーザに対してパスワードリセットを行っていますが、役職員に対する操作も同様です。
(1) 前提条件
・管理者
(2) 操作方法
1.「ユーザ一覧画面」で「パスワードリセットボタン」を押下します。
2.確認メッセージが表示されるのでリセットする場合は「OKボタン」を押下します。
3.リセットメッセージが表示されます。
4.利用者にはパスワードリセットされた旨のメッセージがメールで通知されます。
※メールの表示形式によりリンク先がURLで表示されることがあります
※パスワード再設定のための利用者の操作は利用者の新規登録時と同様です。
手順については「5-1 利用者パスワード設定」を参照して下さい。
本システムにおけるグループとは、施設や部門に依存しない任意のメンバーの集合体であり、委員会やインフォーマルなグループがあります。
下図にグループの概念を示します。
「グループ一覧画面」では、登録されているグループが一覧表示されます。
また、一覧画面からはグループの新規登録や変更、削除が行えます。
(1) 前提条件
・アカウント保持者
(2) 操作方法
1.「管理メニュー」で「グループ一覧」を選択します。
2.登録されているグループが一覧表示されます。
※初期表示では自分が参加しているグループのみが一覧表示されます(システム管理者は全グループ)
グループを利用するにはグループ新規作成が必要となります。
(1) 前提条件
・アカウント保持者(役職員のみ)
(2) 操作方法
1.「グループ一覧画面」を表示し「新規作成ボタン」を押下します。
2.「グループ作成画面」が表示されるので、必要な項目を入力し「登録する」ボタンを押下します。
登録項目を下表に記載します。
■グループの管理者について
「グループ作成画面」で指定する「管理者」は「システム管理者」とは関係のない当該グループの管理者です。グループの作成者は自動的に管理者となり、グループに参加するメンバーの選択が行えます。
管理者権限は他のメンバーに付与することができます。
(権限の付与については「5-3-2 管理権限付与・剥奪」を参照)
なお、グループは「役職員」のみが新規作成することができます(メンバーはアカウント保持者なら誰でも指定できます)。
■メンバーの選択方法
グループに参加するメンバーの選択は、「グループ作成画面」でメンバーを1人ずづ追加します。
「メンバー欄」に2文字以上のキーワードを入力すると、キーワードに一致するユーザがプルダウンで表示されるので、グループに参加させたいユーザを選択します。
作成したグループの登録内容の変更は「グループ更新画面」から行います。
変更はグループの名前変更だけでなく、メンバーの変更や管理者権限の付与・剥奪が行えます。
(1) 前提条件
・グループ管理権限保持者
(2) 操作方法
1.「グループ一覧画面」を表示し登録内容を変更したいグループの「編集ボタン」を押下します。
2.「グループ更新画面」が表示されるので、変更したい項目を上書き入力し「更新する」ボタンを押下します。
※メンバーの変更については「5-3-1 メンバー変更」を参照
※権限の付与については「5-3-2 管理権限付与・剥奪」を参照
グループに参加するメンバーの変更(追加・削除)も「グループ更新画面」から行います。
(1) 前提条件
・グループ管理権限保持者
(2) 操作方法
1.「グループ更新画面」を表示しメンバーの追加・削除を行います。
・メンバーの追加:グループ新規作成時と同様に追加するメンバーを1人ずつ指定します
・メンバーの削除:削除したいメンバーの右端の「×」を押下するとメンバーから消去されます
グループ管理権限を他のメンバーに付与する場合、あるいはメンバーに与えた管理権限を剥奪する場合も「グループ更新画面」から行います。
(1) 前提条件
・グループ管理権限保持者
(2) 操作方法
1.「グループ更新画面」を表示し管理権限の付与・剥奪を行います。
・管理者権限の付与:管理者権限を付与するメンバーの「管理者」のチェックをオンにします
・管理者権限の剥奪:管理者権限を剥奪するメンバーの「管理者」のチェックをオフにします
グループの解散等によりグループを削除する場合は、一覧画面で削除するアカウントを指定します。
(1) 前提条件
・管理者権限保持者
(2) 操作方法
1.「グループ一覧画面」を表示し削除したいグループの「削除ボタン」を押下します。
2.削除確認のメッセージが表示されるので、削除する場合は「OKボタン」を押下します。
グループを作成する場合、既存のグループをコピーして変更することが可能です。
(1) 前提条件
・管理権限保持者
(2) 操作方法
1.「グループ一覧画面」を表示しコピーしたいグループの「コピーボタン」を押下します。
2.「グループ作成画面」が表示されるので、登録内容を変更し「登録するボタン」を押下します。
3.グループが追加されます。
グループを検索する場合は、キーワードを指定することによりキーワードに一致するグループが一覧表示されます。
(1) 前提条件
・アカウント保持者(グループ参加者)
(2) 操作方法
1.「グループ一覧画面」を表示し検索キーワードを入力して「絞込みボタン」を押下します。
2.キーワードに一致するグループが一覧表示されます。
※検索は自分が参加しているグループのみが対象となります(システム管理者は全グループが対象)
グループ一覧で表示されるのは、原則としてログインユーザが参加しているグループだけですが、グループの公開指定を行うことで、グループに参加していないユーザにもグループの存在を知らせることができます。
(1) 前提条件
・管理者
(2) 操作方法
1.グループ作成時(編集時)に「公開チェックボックス」をオンにします。
2.グループが作成(更新)されます。
3.公開指定したグループはグループに参加していないユーザにも一覧表示されます。