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Ⅴ ライブラリ

本章では、データベース機能を利用する場合の操作方法について記述します。


目次

■ ライブラリの概要

1 ライブラリ一覧画面

 1-1 ツリー表示
 1-2 一覧表示

2 ファイルのアップロード

 2-1 単一ファイルのアップロード
 2-2 複数ファイルのアップロード
 2-3 ツリー表示画面からのアップロード

3 フォルダ操作

 3-1 フォルダ作成
 3-2 フォルダ編集
 3-3 フォルダ削除

4 ファイルのダウンロード

5 ライブラリ検索

6 ファイル削除



■ ライブラリの概要

ライブラリは、WordやExcel等のファイル(電子データ)を共通の領域にアップロードすることで情報の共有化を図ります。
利用者はライブラリにアップロードされたファイルの閲覧やダウンロードが行えます。
ライブラリへのアップロードはどのようなファイルでも可能です。
但し、全文検索の対象となるのは、「Word」「Excel」「PowerPoint」「テキスト」の4種類のみです。
ライブラリの概念図を以下に示します。

ライブラリの概要 - 01


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1 ライブラリ一覧画面

「ライブラリ一覧画面」では、アップロードされているファイルが一覧表示されます。
一覧画面には「一覧表示」「ツリー表示」の2種類があります。
また、一覧画面からはファイルのアップロードや削除が行えます。


1-1 ツリー表示

「ツリー表示画面」はアップロードファイルがどのフォルダに置かれているかが階層的に表示されます。

(1) 前提条件
  ・アカウント保持者

(2) 操作方法
 1.機能選択メニューから「ライブラリ」を選択します。

ツリー表示 - 01

 2.「ツリー表示画面」が表示され、フォルダとアップロードファイルが階層的に表示されます。

ツリー表示 - 02


1-2 一覧表示

「一覧表示画面」は置いてある場所(フォルダ)に関係なくアップロードファイルの一覧が表示されます。

(1) 前提条件
  ・アカウント保持者

(2) 操作方法
 1.「一覧表示」を選択します。

一覧表示 - 01

 2.「ライブラリ一覧画面」が表示され、アップロードされているのファイルが一覧表示されます。

一覧表示 - 02


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2 ファイルのアップロード

個人等が保有しているファイル(電子データ)をライブラリにアップロードすることで共有化され、利用者はそのファイルを閲覧あるいはダウンロードすることができます。
アップロードは「一覧表示画面」、「ツリー表示画面」の2ヶ所から操作可能です。
アップロードするファイルの種類に制限はありません。
また、アップロードは複数ファイルをまとめて行うことも可能です。


2-1 単一ファイルのアップロード

1つのファイルをアップロードする場合の手順を以下に記述します。

(1) 前提条件
  ・アカウント保持者

(2) 操作方法
 1.「ライブラリ一覧画面」を表示して、「新規作成ボタン」を押下します。

単一ファイルのアップロード - 01

 2.「ライブラリ作成画面」が表示されるので、「フォルダを選択ボタン」を押下します。

単一ファイルのアップロード - 02

※フォルダとは、階層構造が可能なアップロードファイルの置き場所です。

 3.「フォルダを選択ダイアログボックス」が表示されるので、フォルダを選択して「OKボタン」を押下します。

単一ファイルのアップロード - 03

※フォルダ選択時にフォルダを新規作成することも可能です。
 フォルダ作成操作につきましては「3-1 フォルダ作成」を参照して下さい。

 4.フォルダを決めたら、アップロードファイルを選択するために「参照ボタン」を押下します。

単一ファイルのアップロード - 04

 5.「アップロードするファイルの選択ダイアログボックス」が表示されるので、アップロードするファイルを選択して、「開くボタン」を押下します。

単一ファイルのアップロード - 05

 6.フォルダとファイルを指定したら「登録するボタン」を押下します。

単一ファイルのアップロード - 06

 7.アップロードされたファイルが「ライブラリ一覧画面」に表示されます。

単一ファイルのアップロード - 07


■ツリー表示

「ツリー表示画面」を表示するとアップロードしたファイルが置かれている階層が確認できます。

単一ファイルのアップロード - 08


2-2 複数ファイルのアップロード

複数ファイルをまとめてアップロードする場合の手順を以下に記述します。

(1) 前提条件
  ・アカウント保持者

(2) 操作方法
 1.「ライブラリ作成画面」を表示し、フォルダを選択し、ファイルを一つ選択後、「別のファイルを追加リンク」を押下します。

複数ファイルのアップロード - 01

 2.ファイル選択フィールドが追加されるので、参照ボタンを押下します。

複数ファイルのアップロード - 02

※さらにファイルを追加したい場合は、「別のファイルを追加リンク」を押下します。
※ファイル選択フィールドは最大10個まで表示されます。

 3.「アップロードするファイルの選択ダイアログボックス」が表示されるので、アップロードするファイルを選択して、「開くボタン」を押下します。

複数ファイルのアップロード - 03

 4.2つのファイルが指定されるので、「登録するボタン」を押下します。

複数ファイルのアップロード - 04

 5.アップロードされたファイルが「ライブラリ一覧画面」に表示されます。

複数ファイルのアップロード - 05


■ツリー表示

「ツリー表示画面」を表示するとアップロードしたファイルが置かれている階層が確認できます。

複数ファイルのアップロード - 06


2-3 ツリー表示画面からのアップロード

「ツリー表示画面」からファイルをアップロードする場合の手順を以下に記述します。

(1) 前提条件
  ・アカウント保持者

(2) 操作方法
 1.「ツリー表示画面」を表示して、フォルダを選択し、「新規ボタン」を押下します。

ツリー表示画面のアップロード - 01

 2.フォルダが選択された状態で「ライブラリ作成画面」が表示されるので、ファイルを選択し、「登録するボタン」を押下します。

ツリー表示画面のアップロード - 02

 3.アップロードされたファイルが「ライブラリ一覧画面」に表示されます。

ツリー表示画面のアップロード - 03


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3 フォルダ操作

アップロードファイルを置く場所を「フォルダ」といいます。
フォルダは階層構造にすることができるので、「施設別部署別」等の分類が可能です。


3-1 フォルダ作成

ファイルのアップロード時に指定するフォルダを新規作成することもできます。
フォルダの作成は管理者のみ可能です。

(1) 前提条件
  ・本部管理者、支部管理者

(2) 操作方法
 1.「フォルダを選択ダイアログボックス」が表示されたら親となるフォルダを選択して「作成ボタン」を押下します。

フォルダ作成 - 01

※最上位階層にフォルダを作成する場合は、親となるフォルダを指定せずに「作成ボタン」を押下します。

 2.「ダイアログボックス」が表示されるので、作成するフォルダの名称を入力して「OKボタン」を押下します。

フォルダ作成 - 02

 3.指定したフォルダの下位にフォルダが作成されます。

フォルダ作成 - 03


3-2 フォルダ編集

作成したフォルダの名前を変更することができます。
フォルダの編集は管理者のみ可能です。

(1) 前提条件
  ・本部管理者、支部管理者

(2) 操作方法
 1.「ツリー表示」から編集したいフォルダを押下し、「編集ボタン」を押下します。

フォルダ編集 - 01

 2.名称の編集ダイアログボックスが表示されるので、変更したい名称を入力します。

フォルダ編集 - 02

 3.フォルダの名称が変更されます。

フォルダ編集 - 03


3-3 フォルダ削除

作成したフォルダを削除することもできます。
フォルダの削除は本部管理者のみ可能です。

(1) 前提条件
  ・本部管理者

(2) 操作方法
 1.「フォルダを選択ダイアログボックス」が表示されたら削除するフォルダを選択して「削除ボタン」を押下します。

フォルダ削除 - 01

※親フォルダを削除すると、その配下のフォルダおよびアップロードファイルが全て削除されます。

 2.確認メッセージが表示されるので、削除する場合は「OKボタン」を押下します。

フォルダ削除 - 02

 3.指定したフォルダが削除されます。

フォルダ削除 - 03


■ツリー表示画面でのフォルダ削除

「ツリー表示画面」でフォルダ名をクリックすると「削除」と表示されるので、押下することで削除が行えます。

フォルダ削除 - 04


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4 ファイルのダウンロード

ライブラリにアップロードされているファイルはダウンロードや閲覧が可能です。

(1) 前提条件
  ・アカウント保持者

(2) 操作方法
 1.「ライブラリ一覧画面」でダウンロードしたいファイルの名称をクリックします。

ファイルのダウンロード - 01

 2.ダウンロードの条件指定が可能になるので、ダウンロード先の場所を指定する場合は「名前を付けて保存」を選択します。

ファイルのダウンロード - 02

※ダウンロードの条件指定方法はお使いのブラウザによって異なります。

 3.「名前を付けて保存ダイアログボックス」が表示されるので、ファイルの格納場所を指定して、「保存ボタン」を押下します。

ファイルのダウンロード - 03

※「ファイル名」ではダウンロードする名前を変更することができます。

 4.ファイルのダウンロードが完了するとメッセージが表示されます。

ファイルのダウンロード - 04

※表示されるメッセージはお使いのブラウザによって異なります。


■ツリー表示画面でのファイルダウンロード

「ツリー表示画面」でダウンロードしたいファイル名をクリックすると「ダウンロード」と表示されるので、押下することでダウンロードが行えます。

ファイルのダウンロード - 05


■ファイルの閲覧

ファイルの内容だけ確認したい場合はダウンロードせずにファイルの閲覧を行います。

ファイルのダウンロード - 06

※閲覧方法はお使いのブラウザによって異なります。
※お使いのPCにファイルの種類に対応したアプリケーションがインストールされていない場合は、ファイルの内容を表示することはできません。


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5 ライブラリ検索

ライブラリにアップロードされているファイルはキーワードを指定した検索が可能です。

(1) 前提条件
  ・アカウント保持者

(2) 操作方法
 1.「ライブラリ一覧画面」で検索したいキーワードを入力し「絞込みボタン」を押下します。

ライブラリ検索 - 01

 2.指定したキーワードを含むファイルが絞込み表示されます。

ライブラリ検索 - 02

 ※ツリー表示の際の検索についての制限事項
  ツリー表示は表示されている階層とその下の階層のみが検索対象となっているため、
  ファイルを検索したい場合は一覧表示から行うようにしてください。



6 ファイル削除

アップロードされたファイルを削除することが可能です。
削除は管理者およびアップロード者(自分のアップロードファイルのみ)のみが可能です。

(1) 前提条件
  ・管理者、アップロード者

(2) 操作方法
 1.「ライブラリ一覧画面」で削除したいファイルの「削除ボタン」を押下します。

ファイル削除 - 01

 2.確認メッセージが表示されるので、削除する場合は「OKボタン」を押下します。

ファイル削除 - 02

 3.ファイルが削除され「ライブラリ一覧画面」にも表示されなくなります。

ファイル削除 - 03


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