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Ⅵ 共用キャビネット

本章では、共用キャビネット機能を利用する場合の操作方法について記述します。


目次

■ 共用キャビネットの概要

1 利用範囲の考え方

2 操作範囲の考え方

3 共用キャビネット一覧画面

 3-1 ツリー表示
 3-2 一覧表示

4 ファイルのアップロード

 4-1 単一ファイルのアップロード

5 フォルダ操作

 5-1 フォルダ作成
 5-2 利用範囲設定条件
 5-3 利用範囲設定方法
 5-4 フォルダ詳細
 5-5 フォルダ編集
 5-6 フォルダ削除
 5-7 ファイルの詳細
 5-8 ファイルのダウンロード
 5-9 共用キャビネット検索

6 ファイル削除

7 変更日付制御

 7-1 事前変更登録操作


■ 共用キャビネットの概要

共用キャビネット機能は、電子データを格納するフォルダに利用範囲の設定が行える機能です。
利用者の所属(組織、グループ)とフォルダに設定された利用範囲をチェックして、利用の可否を判断します。

共用キャビネットの概要 - 01

※共用キャビネットは「ライブラリ」と似ていますが、ライブラリが誰でも利用可能であるのに対し、
 共用キャビネットは指定された利用者、組織、グループしか利用できません。
※利用範囲はフォルダ単位に設定します。


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1 利用範囲の考え方

フォルダに対する利用範囲は以下の指定ができ、各々複数指定(複数施設等)及び組合せ指定(支部とグループ等)が可能です。


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2 操作範囲の考え方

フォルダ配下のファイル対する操作範囲は以下の3種類の設定が可能で、利用範囲との組合せにより利用者の操作範囲が決定します。

  1. 管理権限
     指定したファイルの閲覧、アップロード、削除が可能です。
  2. 閲覧権限
     指定したファイルの閲覧・ダウンロードが可能です。
  3. アップロード権限
     指定したフォルダへのファイルのアップロードが可能です。


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3 共用キャビネット一覧画面

「共用キャビネット一覧画面」では、アップロードされているファイルが一覧表示されます。
一覧画面には「ツリー表示」「一覧表示」の2種類があります。
また、一覧画面からはファイルのアップロードや削除が行えます。


3-1 ツリー表示

「ツリー表示画面」はアップロードファイルがどのフォルダに置かれているかが階層的に表示されます。

(1) 前提条件
 ・アカウント保持者

(2) 操作方法
 1.機能選択メニューから「共用キャビネット」を選択します。

ツリー表示 - 01

 2.「ツリー表示画面」が表示され、フォルダとアップロードファイルが階層的に表示されます。

ツリー表示 - 02

※ツリー表示では、利用者自身が利用可能なフォルダ、ファイルのみ表示されます。


3-2 一覧表示

「一覧表示画面」は置いてある場所(フォルダ)に関係なくアップロードファイルの一覧が表示されます。

(1) 前提条件
 ・アカウント保持者

(2) 操作方法
 1.「一覧表示」を選択します。

一覧表示 - 01

 2.「共用キャビネット一覧画面」が表示され、アップロードされているファイルが一覧表示されます。

一覧表示 - 02

※一覧表示では、利用者自身が利用可能なフォルダ、ファイルのみ表示されます。


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4 ファイルのアップロード

ファイル(電子データ)を共有キャビネットにアップロードすることでフォルダの利用者全員に共有化され、閲覧(管理)権限ユーザはそのファイルを閲覧あるいはダウンロードすることができます。
アップロードするファイルの種類に制限はありません。また、アップロードは複数ファイルをまとめて行うことも可能です。
複数ファイルのアップロード方法については、「2-2 複数ファイルのアップロード」を参照してください。


4-1 単一ファイルのアップロード

1つのファイルをアップロードする場合の手順を以下に記述します。

(1) 前提条件
 ・「アップロード」の利用範囲に指定された役職員

(2) 操作方法
 1.「アップロード一覧画面」を表示して、「新規作成ボタン」を押下します。

単一ファイルのアップロード - 01

 2.「共用キャビネット作成画面」が表示されるので、「フォルダを選択ボタン」を押下します。

単一ファイルのアップロード - 02

※フォルダとは、階層構造が可能なアップロードファイルの置き場所です。

 3.「フォルダを選択ダイアログボックス」が表示されるので、フォルダを選択して「OKボタン」を押下します。

単一ファイルのアップロード - 03

 4.フォルダを決めたら、アップロードファイルを選択するために「参照ボタン」を押下します。

単一ファイルのアップロード - 04

 5.「アップロードするファイルの選択ダイアログボックス」が表示されるので、アップロードするファイルを選択して、「開くボタン」を押下します。

単一ファイルのアップロード - 05

 6.フォルダとファイルを指定したら「登録するボタン」を押下します。

単一ファイルのアップロード - 06

 7.アップロードされたファイルが「アップロードファイル一覧画面」に表示されます。

単一ファイルのアップロード - 07

※サイズの大きいファイルをアップロードしようとした場合、時間が掛かるあるいはエラ-になる場合があります。


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5 フォルダ操作

アップロードファイルを置く場所を「フォルダ」といいます。
フォルダは階層構造にすることができるので、「施設別」、「部署別」等の分類が可能です。
また、フォルダごとに利用範囲を設定できます。

※下位フォルダの利用範囲、操作範囲は最上位フォルダの設定に依存するため、上位フォルダと異なる権限の設定はできません。


5-1 フォルダ作成

ファイルのアップロード時に指定するフォルダを新規作成することができます。

(1) 前提条件
 ・アカウント保持者

(2) 操作方法
 1.「共用キャビネット」から「フォルダ作成」を押下します。

フォルダ作成 - 01

 2.作成するフォルダの名称と利用権限等を入力します。

フォルダ作成 - 02

※作成するフォルダには支部、施設、部門単位または個人単位で利用者を指定できます。
 利用権限の付与については「5-3 利用範囲設定方法」を参照して下さい。

 3.共用キャビネット一覧にフォルダが作成されます。

フォルダ作成 - 03


5-2 利用範囲設定条件

利用範囲の設定条件は以下の通りです。


■利用範囲のグループ指定

利用範囲として「グループ」の指定が可能になりました。

利用範囲設定方法 - 04


5-3 利用範囲設定方法

利用範囲の設定方法は以下の通りです。

■個人指定時の操作

利用範囲設定方法 - 01

■組織(支部、施設、部門)を指定した場合と利用者を指定した場合の違い

利用範囲設定方法 - 02


5-4 フォルダ詳細

作成したフォルダの詳細情報を閲覧することができます。

(1) 前提条件
 ・「参照」の利用範囲に指定された利用者

(2) 操作方法
 1.「共用キャビネット一覧画面」からフォルダを押下し、表示されるメニューから「詳細」を押下します。

フォルダ詳細 - 01

 2.「詳細情報画面」が表示されます。

フォルダ詳細 - 02

■「詳細情報」の操作

フォルダ詳細 - 03

※ログインされたアカウント(権限)により全てのボタンが表示されない場合もあります。


5-5 フォルダ編集

作成したフォルダの名前や利用範囲を変更することができます。
フォルダの編集は管理権限に指定された役職員のみ可能です。

(1) 前提条件
 ・「管理」の利用範囲に指定された利用者

(2) 操作方法
 1.「共用キャビネット一覧画面」からフォルダを押下し、表示されるメニューから「詳細」を押下します。

フォルダ編集 - 01

 2.詳細情報画面で「フォルダ情報の編集」にある「編集」を押下します。

フォルダ編集 - 02

 3.更新するフォルダの名称と利用権限等を入力します。

フォルダ編集 - 03

※作成するスレッドには支部、施設、部門単位または個人単位で利用者を指定できます。
 利用権限の付与については「5-3 利用範囲設定方法」を参照して下さい。

 4.共用キャビネット詳細情報画面でフォルダ内容が変更されていることがわかります。

フォルダ編集 - 04


■利用範囲のグループ指定

利用範囲として「グループ」の指定が可能になりました。

フォルダ編集 - 05


5-6 フォルダ削除

作成したフォルダを削除することもできます。
フォルダの編集は管理権限に指定された役職員のみ可能です。

(1) 前提条件
 ・「管理」の利用範囲に指定された利用者

(2) 操作方法
 1.「共用キャビネット一覧画面」からフォルダを押下し、表示されるメニューから「詳細」を押下します。

フォルダ削除 - 01

 2.詳細情報画面で「フォルダの削除」にある「削除」を押下します。

フォルダ削除 - 02

※親フォルダを削除すると、その配下のフォルダおよびアップロードファイルが全て削除されます。

 3.確認メッセージが表示されるので、削除する場合は「OKボタン」を押下します。

フォルダ削除 - 03

 4.指定したフォルダが削除されます。

フォルダ削除 - 04


5-7 ファイルの詳細

共用キャビネットにアップロードされているファイルの詳細情報を閲覧することができます。

(1) 前提条件
 ・「参照」の利用範囲に指定された利用者

(2) 操作方法
 1.「共用キャビネット一覧画面」でファイルの名称、または詳細ボタンを押下します。

ファイルの詳細 - 01

 2.「詳細情報画面」が表示されます。

ファイルの詳細 - 02

■「詳細情報」の操作

ファイルの詳細 - 03

※ログインされたアカウント(権限)により全てのボタンが表示されない場合もあります。


5-8 ファイルのダウンロード

共用キャビネットにアップロードされているファイルはダウンロードや閲覧が可能です。

(1) 前提条件
 ・「参照」の利用範囲に指定された利用者

(2) 操作方法
 1.「共用キャビネット一覧画面」でダウンロードしたいファイルの名称をクリックします。

ファイルのダウンロード - 01

 2.ファイル詳細画面が表示されるので、「閲覧」ボタンをクリックします。

ファイルのダウンロード - 02

 3.ダウンロードの条件指定が可能になるので、ダウンロード先の場所を指定する場合は「名前を付けて保存」を選択します。

ファイルのダウンロード - 03

※ダウンロードの条件指定方法はお使いのブラウザによって異なります。

 4.「名前を付けて保存ダイアログボックス」が表示されるので、ファイルの格納場所を指定して、「保存ボタン」を押下します。

ファイルのダウンロード - 04

※「ファイル名」ではダウンロードする名前を変更することができます。

 5.ファイルのダウンロードが完了するとメッセージが表示されます。

ファイルのダウンロード - 05

※表示されるメッセージはお使いのブラウザによって異なります。

■ツリー表示画面でのファイルダウンロード

「ツリー表示画面」でダウンロードしたいファイル名をクリックすると「詳細」と表示されるので、押下することで詳細画面への画面遷移が行われます。

ファイルのダウンロード - 06


5-9 共用キャビネット検索

共用キャビネットにアップロードされているファイルはキーワードを指定した検索が可能です。

(1) 前提条件
 ・アカウント保持者

(2) 操作方法
 1.「共用キャビネットファイル一覧画面」で検索したいキーワードを入力し「絞込みボタン」を押下します。

共用キャビネット検索 - 01

 2.指定したキーワードを含むファイルが絞込み表示されます。

共用キャビネット検索 - 02

 ※ツリー表示の際の検索についての制限事項
  ツリー表示は表示されている階層とその下の階層のみが検索対象となっているため、
  ファイルを検索したい場合は一覧表示から行うようにしてください。


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6 ファイル削除

アップロードされたファイルを削除することが可能です。
削除は管理権限者およびアップロード者(自分のアップロードファイルのみ)のみが可能です。

(1) 前提条件
 ・管理権限者、アップロード者

(2) 操作方法
 1.「共用キャビネットファイル一覧画面」で削除したいファイルの「詳細ボタン」を押下します。

ファイル削除 - 01

 2.詳細画面下部にある「削除ボタン」を押下します。

ファイル削除 - 02

 3.確認メッセージが表示されるので、削除する場合は「OKボタン」を押下します。

ファイル削除 - 03

 4.ファイルが削除され「共用キャビネット一覧画面」にも表示されなくなります。

ファイル削除 - 04


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7 変更日付制御

共用キャビネットにおけるフォルダの利用範囲、操作範囲の変更については、事前に登録しておくことが可能です。

変更日付制御 - 01


7-1 事前変更登録操作

作成したフォルダの権限変更設定を指定日に事前登録します。
フォルダの編集は管理権限に指定された役職員のみ可能です。

(1) 前提条件
 ・「管理」の利用範囲に指定された役職員

(2) 操作方法
 1.「共用キャビネット一覧画面」からフォルダをクリックして表示されるメニューから「詳細」を押下します。

事前変更登録操作 - 01

 2.詳細情報画面で「事前変更登録」にある「登録ボタン」を押下します。

事前変更登録操作 - 02

 3.事前変更登録内容を入力します。

事前変更登録操作 - 03

※作成するスレッドには支部、施設、部門単位または個人単位で利用者を指定できます。
 利用権限の付与については「5-3 利用範囲設定方法」を参照して下さい。

 4.共用キャビネット詳細情報画面で事前変更登録が登録されていることがわかります。

事前変更登録操作 - 04


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